NEUSS - Gemeinsam mit der Thomas Gabel Consulting GmbH (TGC) stellt Xerox Global Services (XGS) auf der DMS EXPO 2007 erstmals in Deutschland die Enterprise-Content-Management-Lsung (ECM) „DocuShare 6.0“ vor. DocuShare hilft mittelstndischen Firmen, Grounternehmen sowie ffentlichen Einrichtungen, das vorhandene Organisationswissen zu bndeln und produktiv zu nutzen. Die neue Version der Software ist am Xerox-Stand in Halle 7, Stand E 090, zu sehen. TGC ist der strategische Partner von DocuShare in Deutschland, sterreich und der Schweiz.

Information als Produktionsfaktor

Xerox DocuShare ist eine web-basierte Content-Management-Lsung, die Organisationen in die Lage versetzt, den Informationsfluss zu kanalisieren. Durch eine Automatisierung von Prozessablufen und eine Rationalisierung bei der Erfassung von Informationen hilft DocuShare dem Mitarbeiter, rasch die richtigen Geschftsentscheidungen zu treffen. Die Dokumenten-Management-Lsung von Xerox untersttzt Anwender, ihre Produktivitt zu steigern und Kosten zu senken.

Der einfache Zugriff auf groe Bestnde an elektronischen und papier-basierten Dokumenten ist allerdings nur ein Kennzeichen von DocuShare. Interaktive Gruppenarbeitsrume, so genannte Workspaces, ermglichen es Arbeitsgruppen, Dokumente gemeinsam zu nutzen, unabhngig von einander zu ndern und sogar online miteinander zu kommunizieren. Diese virtuellen Arbeitsrume dienen damit einer effizienten Verbreitung und Nutzung von Unternehmenswissen.

Darber hinaus zeichnet sich DocuShare durch seine intuitive Funktion zur Aufgabensteuerung (Workflow) aus. Diese schafft Transparenz in Arbeitsprozessen und vereinfacht die Koordination und Kontrolle von Ablufen aller Art.

Xerox DocuShare 6.0 ist in zwei spezifischen Ausprgungen erhltlich, die auf einer gemeinsamen Technologieplattform aufbauen. Xerox DocuShare 6.0 liefert grundlegende ECM-Funktionen, whrend DocuShare CPX 6.0 deutlich umfangreichere Mglichkeiten fr die Inhalteverwaltung und das Geschftsprozess-Management bietet. DocuShare 6.0 ist eine skalierbare ECM-Lsung, die mit minimalem IT-Aufwand installiert und vom Anwender leicht erlernt werden kann. An Stelle einer kundenindividuellen Programmierung der Anwendung tritt bei DocuShare 6.0 die Konfiguration intuitiver Regeln der Inhalteverwaltung. Somit knnen unkompliziert Branchen- oder Speziallsungen auf Basis der Software entwickelt werden, beispielsweise fr die Verarbeitung von Transaktionsdaten in Rechnungen, Vertrgen oder Formblttern.

DocuShare 6.0 bietet gegenber seinen Vorgngerversionen eine Reihe funktionaler Neuerungen:
  • Untersttzung aller etablierten Unternehmens-Datenbanken, wie IBM DB2, Oracle, MS SQL-Server
  • Detailliertes System-Audit zur Erfllung von Compliance-Anforderungen
  • „Content Rules“ als hochflexible Form der inhaltebasierten automatischen Ver- und Bearbeitung von Dokumenten
  • eine Kalendersynchronisation zwischen Microsoft Outlook und Xerox DocuShare
  • Erweiterte Collaboration-Funktionen mit WYSIWYG-Oberflche fr:
    • Wikis
    • Weblogs
    • Online-Kommunikation
    • Kommentierung
  • Medienneutrale, XML-basierte Dokumentenspeicherung
  • Erweiterung des Lizenzmodells um
    • Read Only Benutzer
    • Gleichzeitige Benutzer (concurrent)
  • Vollstndige Scan-Integration, beispielsweise ber Scan-Deckbltter (Scan-to-Folder, Scan-to-User – direkt in DocuShare)
Signaturlsung auf Basis von DocuShare

Neben diesen Mglichkeiten von DocuShare zeigen Xerox und Thomas Gabel Consutling im Rahmen der DMS EXPO 2007 weitere Speziallsungen, die die Mglichkeiten der ECM-Software zustzlich erweitern. Hierzu zhlt beispielsweise CoSign. Das Tool integriert sowohl fortgeschrittene wie auch qualifizierte elektronische Signaturen in DocuShare.

Die Menge der papier-basierten Dokumente in Unternehmen wirft Fragen der Verarbeitungszeit, bei der Kontrolle und berwachung des Papierflusses sowie Haftungsproblematiken auf. Viele Unternehmensdokumente mssen – hufig gesetzlich vorgeschrieben – sorgfltig dokumentiert und berwacht werden. Oft muss jederzeit nachweisbar sein, wie und wann ein Dokument entstanden ist und wie es sich im Zeitablauf gendert hat. Mit CoSign ist es mglich, elektronische Signaturen in Dokumenten automatisch zu erstellen, zu verwalten, zu prfen und zu verifizieren sowie Workflow-Aufgaben signiert zu besttigen. Diese Vorgnge erfolgen dabei direkt aus DocuShare heraus.

Mobilitt in der Wissensverwaltung

Der „DMS Mobile Client“ fr DocuShare ermglicht es Auendienstmitarbeitern oder Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, komfortabel auf Inhalte des ECM-Systems zugreifen zu knnen. Der DMS Mobile Client bietet umfangreiche DMS-Funktionen in einer mobilen Arbeitsumgebung. Der Client kommt als unabhngiges Softwarepaket mit einer eigenstndigen Datenbank des mobilen Anwenders zum Einsatz. Der DMS Mobile Client ist dabei frei konfigurierbar und bindet sich nahtlos in das ECM-System von Xerox ein. Vom Benutzer ausgewhlte Ordner oder Dokumente werden zwischen mobilem Client und zentralem DMS synchronisiert. Dabei auftretende Konflikte wie Versionsfragen, Berechtigungen, oder Speicherorte werden automatisch erkannt und behoben.

„DocuShare Express“ – DMS out of the box

Einen einfachen und sehr kostengnstigen Einstieg in die Welt von DocuShare bietet das von der TGC entwickelte Paket "DocuShare Express". Dabei handelt es sich um eine bewusst im Leistungsumfang auf die wesentlichen Dokumentenverwaltungsaufgaben kleiner und mittelstndischer Unternehmen reduzierte Version von DocuShare. Diese ist auf IBM-Hardware vorinstalliert und beinhaltet Lizenzen fr 10 Benutzer. DocuShare Express ist in einem Tag beim Kunden eingefhrt.