NEUSS -- Die Scania CV Deutschland Holding GmbH hat sich zur Optimierung des Dokumenten-Workflows und Beschleunigung der Arbeitsprozesse fr Xerox Hard- und Software entschieden. Scania ist einer der weltweit fhrenden Hersteller von Lkw ber 16 Tonnen, Bussen, Industrie- und Marinemotoren in ber 100 Lndern. Das in Koblenz ansssige Tochterunternehmen administriert fr seine Kunden aus Deutschland, sterreich, Polen und der Schweiz alle international eingehenden Reparaturrechnungen. Mit diesen Rechnungen werden Notdienstleistungen aus dem In- und Ausland fakturiert. Die in reiner Papierform vorliegenden Dokumente werden nun mithilfe des Multifunktionsgerts Xerox WorkCentre Pro 128 und der Scan-Lsung ScanFlowStore 5.0 einfach und schnell digital erfasst. In einer vorhandenen Ordnerstruktur werden die Dokumente als PDF-Datei gespeichert und knnen von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Die schnellere Prozessabwicklung fhrt zu erheblichen Zeit- und Platzeinsparungen. Bereits nach einem Jahr wurde der Return on Investment erreicht.

Alle zu einem Vorgang gehrenden papierbasierten Dokumente haben Bezug zu einer Auftragsnummer. Numerisch sortiert wurden diese Dokumente bislang in einem Stellordner abgelegt - dies ergab bis zu 750 Ordner pro Jahr. Musste ein Mitarbeiter auf einen Auftrag zugreifen, so war der Gang ins Archiv unerlsslich. Das Auffinden der Dokumente gestaltete sich jedoch nicht immer einfach. Es konnte sein, dass der Vorgang bereits im Zugriff oder unter einer falschen Auftragsnummer abgelegt war. Beides fhrte zu dem Schluss, dass der Fall nicht bearbeitet werden konnte.

Xerox Vertragspartner Team Bhme hatte die Lsung

Dieser Arbeitsablauf war sehr umstndlich und zeitaufwndig. Deshalb suchte die Scania CV Deutschland Holding nach einer digitalen Lsung. Das Auffinden und Bearbeiten der Vorgnge sollte ohne den Zugriff auf die Beleg-Originale zu jeder Zeit und von jedem Arbeitsplatz aus mglich sein. Bei einer Vorfhrung in den Geschftsrumen des Xerox Vertragspartners Team Bhme wurde die neue digitale Lsung mit den individuellen Kundendaten dargestellt, was spontan berzeugte. Jeder Mitarbeiter kann heute via Netzwerk auf alle Dokumente zugreifen, die mit einem Xerox WorkCentre Pro 128 und der ScanFlowStore-Lsung eingescannt werden. Die zusammengehrenden Dokumente werden mittels Barcode, der die Auftragsnummer enthlt, eindeutig gekennzeichnet und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Whlt der Sachbearbeiter die Auftragsnummer ber die Branchensoftware aus, so werden alle dem Vorgang zugehrigen Dokumente angezeigt.

ScanFlowStore 5.0 fr zuverlssige Archivierung

Das Softwareprodukt ScanFlowStore 5.0 von X-Solutions, einem Xerox Alliance Partner, ist eine einfache und erschwingliche Archivlsung. Die Dokumente werden nach dem Scannen automatisch dorthin weiterleitet oder abgespeichert, wo der Kunde sie braucht, beispielsweise an einen Netzwerkserver, an eine E-Mail-Adresse oder an eine Telefaxnummer. Darber hinaus ist es mglich, die Dokumente in intelligenter Form abzulegen beziehungsweise zu archivieren. Dazu dienen Metadaten, die am Gert eingegeben oder als Barcode eingelesen werden. Die eingescannten Dokumente werden als durchsuchbare PDF-Dateien gespeichert, so dass sie leicht und schnell auf einem Netzwerkserver zu finden sind. Weiterhin knnen die PDF-Dateien in einem Netzwerkordner oder in CRM- und ERP-Anwendungen von Drittherstellern als kunden- oder projektspezifische Unterlagen abgespeichert werden.