NEUSS Xerox hat die Version 6.0 seiner ECM-Software (Enterprise Content Management) DocuShare vorgestellt. Die Software-Suite enthlt eine Reihe von Werkzeugen, mit denen Firmen Inhalte direkt in Web 2.0-Anwendungen einsteuern knnen. Beispielsweise knnen Anwender direkt aus DocuShare heraus Eintrge fr Blogs oder "Wikis" verfassen.

Xerox DocuShare ist ein web-basiertes System, mit dessen Hilfe Unternehmen einfach Dokumente bearbeiten, verwalten und verteilen knnen. DocuShare steht damit im Mittelpunkt einer funktionierenden kollaborativen Arbeitsumgebung. Durch die Mglichkeit, firmenweit verteiltes Wissen an einer Stelle zu bndeln und zu nutzen erhht die Software den Wert von Informationen. Indem ein Unternehmen in der Lage ist, aus der Vielzahl der verfgbaren Unternehmensdaten die jeweils relevanten Informationen zusammenzustellen, kann es beispielsweise schneller und exakter auf Vernderungen im Markt reagieren. Die Dokumentenmanagement-Lsung von Xerox hilft Anwendern somit, ihre Produktivitt zu steigern und Kosten zu senken. Sie ist in Deutschland ber den Direktvertrieb von Xerox Gobal Services erhltlich.

Die neue Version von DocuShare enthlt zwei spezifische Produkte, die auf einer gemeinsamen Technologieplattform aufbauen. Xerox DocuShare 6.0 liefert Basis-ECM-Funktionen, whrend DocuShare CPX 6.0 deutlich umfangreichere Mglichkeiten fr die Inhaltsverwaltung oder das Geschftsprozess-Management bietet. Zu den neuen Funktionen der Version 6.0 gehren eine Reihe von Tools aus der Welt des Web 2.0. Unternehmens-Blogs oder Informationsportale im Internet knnen direkt aus DocuShare heraus beliefert werden. Der Anwender nutzt dazu die "WYSIWYG"-Mglichkeiten der Software. Ebenfalls neu ist die Option, Inhalte via E-Mail in den Datenbestand von DocuShare einzusteuern. Mitarbeiter vor Ort beim Kunden knnen damit neue Daten und Informationen umgehend einer breiten Nutzergruppe zur Verfgung stellen.

Beide Varianten der Software untersttzen Nutzer auf unterschiedlicher Ebene. Anwender knnen beispielsweise einen Gastzugang erhalten, mit Leserechten ausgestattet werden oder einen vollen Zugriff auf die Inhalte erhalten. Diese Rechte lassen sich jederzeit und einfach anpassen, ohne dass zustzliche Komponenten installiert werden mssen. Firmen knnen damit die Software ohne groe Kosten auf projektspezifische Anforderungen anpassen.

Millennial ready!
"Informationen aus Web 2.0-Quellen werden derzeit vor allem von der jngeren Generation von Mitarbeitern genutzt - also von Personen, die wir als "Millennials" bezeichnen", sagt Marika Ellermann, Marketing Manager Xerox Global Service der Xerox GmbH. "Diese Mitarbeiter sind es gewohnt, Informationen anders zu verarbeiten als ihre lteren Kollegen und vor allem andere Quellen fr ihre Ttigkeit zu nutzen. Mit DocuShare 6.0 geben wir Unternehmen die Mglichkeit, mit einer wichtigen Entwicklung auf dem Arbeitsmarkt Schritt zu halten und den eigenen Mitarbeitern zu helfen, ihr volles Potenzial zu verwirklichen."

Funktionserweiterungen
Xerox DocuShare 6.0 und DocuShare CPX 6.0 sind zu Desktop-Anwendungen ebenso kompatibel wie zu Scannern und Output-Systemen. Die Software berbrckt so die Kluft zwischen papiergebundenen und elektronischen Dokumenten. Zu ihren weiteren Funktionen zhlen:
  • Erweiterte Mglichkeiten zur Bildspeicherung. Hierbei ist selbst ein Volumen von mehr als 500.000 eingelesenen Bildern pro Tag kein Problem. Bilddaten knnen dabei von Xerox- als auch Nicht-Xerox-Systemen in einem Schritt eingelesen werden und geben Firmen so ein hohes Ma an Flexibilitt bei der Erfassung von Daten.

  • Ein "Scan Cover Sheets" genanntes Verfahren. Dieses vereinfacht den Prozess, wie Bilder eingescannt und in DocuShare weiter verarbeitet werden. Mit CPX 6.0 lsst sich diese Funktion auch mit Geschftsablufen verzahnen. Eingescannte Rechnungen knnen beispielsweise automatisch an die Buchhaltung geleitet werden oder das Ausfllen eines Spesenreports fhrt direkt zum Ausdruck der passenden Quittung.

  • Erweiterungen fr die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, in der Untersttzung von Arbeitsablufen oder bei der Nutzung von vordefinierten Formblttern, die auf der Seitenbeschreibungssprache XML basieren. Damit lassen sich beispielsweise einfache Excel-Datenbltter in elektronische Formbltter verwandeln, die direkt mit einer Datenbank, bestimmten Anwendungen oder hufig genutzten Reports verbunden werden. Diese werden automatisch aktualisiert, wenn neue Daten in das System eingesteuert werden.
DocuShare 6.0 lsst sich darber hinaus in den Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) integrieren. Auch untersttzt die Software Webportal-Technologien, die auf JSR-Funktionen (Java Specification Request) basieren.