NEUSS - Xerox und die Thomas Gabel Consulting GmbH zeigen auf der CeBIT in Hannover weltweit erstmals einen EIP-Client fr Xerox DocuShare. Anwender haben mit diesem Werkzeug die Mglichkeit, ber den Touchscreen eines Xerox-Multifunktionsgertes auf den gesamten Informationsbestand der ECM-Lsung (Enterprise Content Management) zugreifen zu knnen. Xerox DocuShare ist ein web-basiertes Dokumenten-Management-System fr Unternehmen jeder Branche und Gre. Mit Hilfe von DocuShare knnen Unternehmen einfach Dokumente bearbeiten, verwalten und verteilen. Der neue EIP-Client (Extensible Interface Platform) erlaubt nun, alle diese Dokumentenprozesse bereits ber ein EIP-fhiges Multifunktionsgert von Xerox auszufhren. DocuShare steht damit im Mittelpunkt einer funktionierenden kollaborativen Arbeitsumgebung in einer Firma. Die Dokumenten-Management-Lsung von Xerox hilft Anwendern, ihre Produktivitt zu steigern und Kosten zu senken.

Rasante Entwicklung

Vor gut einem Jahr hat Xerox eine offene Entwicklerplattform unter dem Namen „Extensible Interface Platform” vorgestellt. EIP ermglicht es, Multifunktionssysteme als universelle Ein- und Ausgabegerte fr die Verarbeitung selbst komplizierter Geschftsprozesse und Workflows zu nutzen. Hierzu stellt Xerox Softwareentwicklern eine Suite von Programmierwerkzeugen kostenfrei zur Verfgung. In den vergangenen zwlf Monaten hat sich das EIP-Konzept rasant entwickelt: Bis heute haben sich rund 1.000 freie Softwareentwickler fr das EIP-Programm angemeldet. Weltweit sind derzeit 19 umfassende EIP-Anwendungen am Markt verfgbar - angefangen von Lsungen zur Zugriffs- und Kostenkontrolle ber mobile EIP-Lsungen bis hin zu vollstndigen EIP-basierten Dokumenten - und Content-Management-Lsungen.

Ein Beispiel fr die Nutzung von EIP im Umfeld einer Content-Management-Anwendung ist „DocuShare EIP“. Mit diesem Werkzeug wird jeder Xerox-Multifunktionsdrucker zum zentralen Bestandteil der Geschfts- und Content- Management-Prozesse in einem Unternehmen. Die Steuerung aller zentralen Dokumenten-Vorgnge innerhalb von Xerox DocuShare ist am Multifunktionsgert mglich.

Um einen sicheren und personalisierten Zugriff zu ermglichen, muss sich der Benutzer am Touchscreen mit seinen DocuShare-Zugangsdaten anmelden. Wie in DocuShare erhlt er nur Zugriff auf Objekte, wo er ber ausreichende Berechtigungen verfgt. Der Benutzer kann nach Login durch die DocuShare-Struktur navigieren.

Fr eine bersichtliche Struktur haben Anwender die Mglichkeit, im gesamten System zu suchen oder nach bestimmten Daten zu filtern. Darber hinaus werden Dateien ber Registerkarten in vordefinierter Weise vorsortiert. Anwender haben zudem die Mglichkeit, alle grundlegenden Dokumenten-Management-Funktionen zu nutzen, wie beispielsweise:
  • ein neues Dokument hinzuzufgen
  • die Eigenschaften eines Dokuments einzusehen
  • Dokumente am Multifunktionsdrucker auszudrucken
  • das Einstellen neuer Versionen eines Dokuments per Scan
  • die Vorschau auf ein Dokument in HTML-Ansicht
  • die Einrichtung dokumentenbezogener Ad-Hoc-Workflows auch mit eben gescannten Dokumenten
ber eine Beispielanwendung lsst sich die Vereinfachung eines Arbeitsprozesses durch den Einsatz des neuen EIP-Clienten darstellen.

Typisches Einsatzszenario: Urlaubsantrag im Unternehmen

Die Beantragung von Urlaubszeiten ist in Unternehmen oder der ffentlichen Verwaltung meist ein zeitintensiver Prozess mit langen Wegen und unntigem administrativem Aufwand. Formulare fr Urlaubsantrge sind aus der Personalabteilung zu beschaffen. Der Antragsteller fllt das Formular aus, unterschreibt es und bringt es wieder zur Personalabteilung. Diese leitet es per Hauspost an den zustndigen Vorgesetzten zur Freigabe weiter. Danach wandert das Formular erneut in die Personalabteilung.

ber DocuShare EIP vereinfacht sich dieser Prozess deutlich: Dokumente werden an einer zentralen Stelle im Dokumenten-Management-System erfasst und abgelegt. An dieser Stelle erfolgt auch die Zuordnung, welcher Mitarbeiter welche Unterlagen erhalten soll. Der Mitarbeiter authentifiziert sich am Multifunktionsgert seiner Wahl mit seiner Benutzerkennung und hat damit Zugriff auf alle seine Unterlagen im System.

Er whlt ber DocuShare EIP per Touchscreen des Multifunktionssystems aus der Formularsammlung den entsprechenden Urlaubsantrag aus. Daraufhin wird dieser direkt am Gert gedruckt. Der Mitarbeiter hat nun die Mglichkeit, seine Urlaubs-Daten in gewohnter Weise auf dem Antrag anzugeben und den Urlaubsantrag persnlich zu unterzeichnen. Daraufhin wird das Dokument ber das Multifunktionsgert eingescannt und automatisch in den Arbeitsprozess „Urlaubsantrag“ bergeben. Alle Stellen im Haus, die diesen Antrag zur Genehmigung erhalten mssen, werden automatisch benachrichtigt. Die Bearbeitung des Antrags, dass heit die Prfung, Freigabe und Bercksichtigung in der Lohnbuchhaltung, erfolgt dabei in einer vordefinierten Schrittfolge vollstndig automatisch.

Hoher Bedarf an EIP-Lsungen

Bertrand Cerisier, VP und Director of Marketing, Office Group, Xerox Europe, betont: „Die Begeisterung, mit der Entwickler, Systemintegratoren und Anwender unser EIP-Konzept aufgenommen haben, zeigt uns, dass es einen hohen Bedarf an Lsungen gibt, welche die Komplexitt aus alltglichen Arbeitsprozessen nehmen. Durch EIP hilft Xerox Arbeitsablufe von Kunden zu vereinfachen und untersttzt sie, Zeit und Geld im Umgang mit Dokumenten zu sparen.“

Xerox DocuShare ist in Deutschland ber den Direktvertrieb von Xerox Gobal Services und die Thomas Gabel Consulting GmbH erhltlich. „DocuShare EIP“ ist ab Mrz 2008 verfgbar. Nhere Informationen sind ber folgende Webseite erhltlich: http://www.docushare.de