NEUSS Neben der Deutschlandpremiere der ECM-Lsung „DocuShare 6.0“ stellen Xerox Global Services (XGS) und die Thomas Gabel Consulting GmbH auf der DMS EXPO 2007 in Kln (25. – 27. September 2007, Halle 7, Stand E090) aktuelle Anwender-Fallstudien vor. Diese Fallstudien sollen dem Messebesucher die vielfltigen Mglichkeiten eines unternehmensweiten Content-Managements in mittelstndischen Unternehmen und ffentlichen Einrichtungen aufzeigen. Die Dokumentenmanagement-Lsungen von Xerox helfen Anwendern dabei, ihre Produktivitt zu steigern und Kosten zu senken. Zu sehen sind:

Staatsrat der Regierung des Groherzogtums Luxemburg:

Fr den Staatsrat der Regierung Luxemburg hat Thomas Gabel Consulting eine Dokumenten-Verwaltung auf Basis von DocuShare als Extranet-Anwendung implementiert. Ziel war, die gesamte Arbeit des Staatsrates ber eine einzige ECM-Lsung abzubilden. Hierzu zhlen:
  • die Verwaltung aller Dokumente, die im Staatsrat zur Begutachtung von Entwrfen und Vorlagen im Gesetzgebungsverfahren bentigt werden,
  • die Abbildung der Arbeitsprozesse zur Prfung, berarbeitung, Kommentierung und Freigabe der Gesetzesentwrfe,
  • eine Integration von Rechercheinstrumenten und gesetzlichen Hintergrundinformationen,
  • die Einbindung von Scan-Arbeitspltzen zur Erfassung von gesetzgebungsrelevanten Dokumenten mit Xerox DocuMate Scannern,
  • die Untersttzung des Informations- und Kommunikationsprozesses zwischen den Staatsrten,
  • die Abbildung des gesamten Administrationsprozesses des Staatsrates und seinen Kommissionen und
  • die Schaffung einer Plattform fr die Verwaltung und sichere Speicherung der gesamten internen Korrespondenz.
Interbook Akademische Buchhandlung GmbH, Trier:

Im Fall der Interbook GmbH hat Thomas Gabel Consulting eine Lsung fr den elektronischen Rechnungs- und Lieferscheineingang sowie fr die Rechnungsprfung und digitale Archivierung entwickelt. Zentrale Aspekte dabei sind:
  • eine digitale Rechnungsprfung mittels Freigabeworkflow,
  • die elektronische Archivierung aller Kreditoren- und Debitoren-Belege,
  • COLD-Funktion zur automatischen bernahme von Rechnungsdrucken in das DocuShare-System,
  • die elektronische Erfassung der Eingangsrechnungen und Lieferscheine mittels Xerox DocuMate-Scanner,
  • eine automatische Felderkennung auf vordefinierten Rechnungsformularen sowie eine automatisch passende Formularauswahl.
  • die Untersttzung des Abgleichs von Lieferscheinen und Sammelrechnungen
  • die Prfung und berwachung von Bestell- und Lieferstati.
Telematica Instituut, Enschede, Niederlande:

Fr eine der renommiertesten Forschungseinrichtungen fr mobile Informationstechnologien weltweit, dem Telematica Instituut in Enschede, wurde eine DocuShare-Lsung fr die Verwaltung aller Forschungsprojekte entwickelt. Die zentrale Aufgabe hierbei bestand darin, die Interaktion der Forschungsteams untereinander ber ein spezielles Projektportal zu untersttzen. Dieses dient seither als zentrale Projektplattform fr alle Forschungsprojekte sowohl fr interne Benutzer als auch fr eine Vielzahl externer Projektmitglieder. Zu den Funktionen der Lsung zhlt:
  • die Untersttzung der Projektarbeit ber Projekt-Workspaces
  • die flexible Recherche in Projekt- und Themenrumen zur internen Wissensakquise
  • die Publikation von Projektergebnissen auf Webseiten des Instituts und anderer Partner
  • die Untersttzung der internen Kommunikation im Forschungsinstitut durch Intranet-Applikationen auf Basis von DocuShare (umfangreiche Nutzung von Wikis, Blogs und Diskussionsforen).
  • die Auswertung von DocuShare-Inhalten und –Nutzungsverhalten zur automatisierten Generierung so genannter „KnowledgeMaps“
Fr die Zukunft ist geplant, den heute grtenteils manuell gesteuerten Publikations- und Freigabeprozess des Institutes zu automatisieren, das Kundenmanagementsystem Microsoft Dynamics CRM 3.0 an DocuShare anzubinden und daneben den DocuShare Mobile Client fr die Forscherteams zu implementieren. Hiermit knnen die Mitarbeiter des Instituts extern auch ohne Online-Verbindung zum Server die fr sie relevanten Projektdokumente mitfhren und bearbeiten.