NEUSS -- Xerox hat auf der Innovate 06 drei neue Softwarelsungen und Upgrades vorgestellt, die zum Teil Eigenentwicklungen des Unternehmens sind und zum Teil von Xerox Alliance Partnern (XAP) entwickelt wurden. Die Produkte zielen darauf ab, Kunden eine noch bessere Kontrolle ihrer Multifunktionsgerte zu ermglichen. Mit den beiden neuen Scan-Lsungen Xerox FreeFlow SMARTsend 2.0 und ScanFlowStore 5.0 knnen die Benutzer Dokumente schnell und einfach erfassen, gemeinsam nutzen und speichern beziehungsweise archivieren. Die Accounting-Lsung Equitrac Office 4 gestattet den Unternehmen, alle Kosten, die mit der Handhabung von Dokumenten verbunden sind, transparent zu machen. Darber hinaus lassen sich die Kosten bei Bedarf auf die relevanten Abteilungen beziehungsweise Kunden umlegen.

Mit diesen neuen Softwarepaketen und lsungen wird Xerox noch strker als bisher von dem schnell wachsenden Lsungsmarkt profitieren. Sie verbessern erheblich die Produktivitt und den Workflow bei Kunden und reduzieren gleichzeitig den Umfang ungewollter Ausdrucke. Gem Prognosen von InfoTrends, einem fhrenden Analystenunternehmen, soll der Verkauf von Lsungen in den kommenden Jahren sehr viel strker als der Verkauf reiner Hardwaresysteme zunehmen. Derzeit wird mit einer jhrlichen Gesamtwachstumsrate (CAGR) von 29 Prozent gerechnet.

Cees van Doorn, General Manager und Senior Vice President, European Office Operations von Xerox, uerte sich dazu wie folgt: "Wir sind traditionell als Hersteller von Hardwaresystemen bekannt. Darber hinaus arbeiten wir engagiert daran, fr unsere Kunden ein Maximum an Wertschpfung aus unseren Office-Systemen und Multifunktionsgerten zu realisieren. Unsere neue Generation von Multifunktionsgerten verfgt ber eine Reihe fortschrittlicher Merkmale, die beim Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen und Email-Versand genutzt werden knnen. Es ist zudem von groer Bedeutung, eine optimale Performance dieser Gerte auch in der Praxis zu erreichen, um so die Geschftsablufe unserer Kunden nachhaltig zu vereinfachen. Mit diesen Neuentwicklungen setzen wir - zusammen mit unseren Xerox Alliance Partnern - den Weg zu einem serviceorientierten Technologiepartner fort. Die drei neuen Produkte bilden einen weiteren Schritt auf dem Weg, um dieses Ziel zu erreichen."

FreeFlow SMARTsend 2.0 fr effiziente Prozesse

Mit FreeFlow SMARTsend-Software von Xerox knnen Bromitarbeiter Multifunktionssysteme von Xerox nutzen, um vorhandene papiergebundene Dokumente in elektronischer Form zu erfassen und sie - im Rahmen eines einzigen Scan-Prozesses - anschlieend an mehrere Standorte gleichzeitig zu versenden. So kann SMARTsend zum Beispiel ein fnfzigseitiges Dokument in einem Arbeitsschritt an unterschiedliche Bestimmungsorte bermitteln wie an E-Mail-Adressen, an Ordner im Netzwerk, an standortferne Bros und an ein Dokumentenmanagementsystem. Dieser integrierte Prozess fhrt zu enormen Zeit- und Kosteneinsparungen, die sonst fr die Zustellung anfallen wrden.

Die neue Version SMARTsend 2.0 liefert gegenber dem vorhergehenden Release eine ganze Reihe von Verbesserungen. Beispielsweise knnen die Systemadministratoren mit der erweiterten Funktionalitt zur Erfassung von Dokumenten jedem Benutzer eine Heimatadresse zuordnen. Dies kann eine E-Mail-Adresse oder auch ein Netzwerkordner sein. Wenn ein Benutzer nun die Funktion "Scan to Home" aufruft, wird das betreffende Dokument eingescannt und automatisch zu dem vorher festgelegten Bestimmungsort weitergeleitet. Auf diese Weise lassen sich bisher bentigte zustzliche Arbeitsschritte und der damit verbundene Zeitaufwand einsparen.

Weiterhin ermglicht SMARTsend 2.0 den Benutzern, eine grere Zahl von Dokumentenmanagementsystemen einschlielich Documentum, Hummingbird DM5, Interwoven Worksite, Microsoft SharePoint 2003 und OpenText LiveLink einzubeziehen. Auf diese Weise kann das Softwareprodukt leichter in bestehende Technologieinfrastrukturen der Kunden integriert werden.

Die neue Software erlaubt den Benutzern auerdem, das Dateiformat eines eingescannten Dokuments in Abhngigkeit von dem Bestimmungsort zu variieren. Beispielsweise ist es mglich, das gleiche Dokument in jeweils einem anderen Format (etwa PDF, JPEG und TIFF) an drei verschiedene Standorte zu senden. Zustzliche Erweiterungen der Sicherheitsmerkmale einschlielich eines umfassenden verschlsselten Scan-Ablaufs mit sicheren Protokollen (HTTPS) tragen dazu bei, dass die durch SMARTsend bermittelten Informationen auch tatschlich geschtzt sind. Xerox bietet die umfassendsten Funktionen zum Schutz der Daten, die vom Gert ber das Netzwerk gesendet werden.

Das Softwareprodukt SMARTsend 2.0 steht in zwei Versionen zur Verfgung: SMARTsend Standard und SMARTsend Professional. Die Professional-Version enthlt eine zustzliche OCR-Funktionalitt fr die Konvertierung von Dokumenten und fr eine direkte digitale Archivierung. Sie ist zudem weiterhin mit Internet-Fax kompatibel. Die Professional-Version stellt darber hinaus PaperWare-Titelbltter bereit. Die Benutzer knnen am PC ihre Workflows einrichten, ein Titelblatt mit entsprechenden Workflow-Befehlen ausdrucken und dieses Titelblatt zusammen mit dem Dokument einscannen. Dadurch wird der Workflow automatisch gesteuert. Die PaperWare-Titelbltter lassen sich zudem abspeichern, so dass sich hufig wiederholende Geschftsprozesse nur einmal eingegeben werden mssen. Auerdem knnen unterschiedliche Jobs wie Rechnungen, Bestellungen und sonstige Geschftsunterlagen in einem Arbeitsgang eingescannt und an unterschiedliche Bestimmungsorte weitergeleitet werden. Hierzu muss der Anwender lediglich vor jedem Dokument ein PaperWare-Titelblatt einlegen.

ScanFlowStore 5.0 fr kleine und mittelstndische Anwender

Das Softwareprodukt ScanFlowStore 5.0 von X-Solutions, einem Xerox Alliance Partner, ist ein einfaches und erschwingliches Paket, dessen Scan-Funktionen speziell fr den Einsatz bei kleinen und mittelstndischen Unternehmen konzipiert wurden. Mit der Software knnen die Benutzer durch einen Tastendruck papiergebundene Dokumente einscannen und an mehrere Standorte versenden (z. B. an einen Netzwerkserver, an eine E-Mail-Adresse oder an eine Telefaxnummer).

Darber hinaus ist es mglich, die Dokumente in intelligenter Form abzulegen beziehungsweise zu archivieren. Dazu dienen Metadaten, die am Gert eingegeben oder als Barcode eingelesen werden. Die eingescannten Dokumente werden als durchsuchbare PDF-Dateien gespeichert, so dass sie einfach und schnell auf einem Netzwerkserver zu finden sind. Weiterhin knnen die PDF-Dateien in einem Netzwerkordner oder in CRM- und ERP-Anwendungen von Drittherstellern als kunden- oder projektspezifische Unterlagen abgespeichert werden.

Equitrac Office 4 fr verbesserte Kostenkontrolle

Der Xerox Alliance Partner Equitrac Corporation hat die neueste Version 4 seiner Software Equitrac Office fr das Output-Management freigegeben. Mit dieser Softwarelsung erhalten IT-Leiter leistungsfhige Tools fr einen einfachen und bequemen Zugang zu Gerten, die eine Authentifizierung mit Karten, LDAP oder PIN erfordern, sowie fr eine vollstndige Verbuchung der einzelnen Jobs und fr das Druckmanagement.

Equitrac Office ist mit einer neuen Device Monitoring Engine ausgerstet, die ein zentrales netzwerkbasiertes Management aller Drucker- und Kopierergerte ermglicht. Dies umfasst die berwachung der Gerte in Echtzeit, eine intelligente regelbasierte Auslsung von Alarmmeldungen beim Eintreten festgelegter Ereignisse, die Weiterleitung von Dokumenten sowie das unverzgliche Absetzen einer Meldung, wenn in einem Gert Strungen auftreten. Ein neues Merkmal fr das Colour Quota Management gestattet es, Farbe unternehmensweit einzufhren, gleichzeitig jedoch den Zugriff der einzelnen Benutzer auf Farbgerte zu steuern.

Equitrac Office 4 verfgt jetzt ber erweiterte Administratorfunktionen, um ungewnschte Druckauftrge oder Dokumente, die nicht aus der Druckerwarteschlange abgerufen wurden, zu verfolgen und gegebenenfalls zu lschen. Durch diese Funktion kann Equitrac Office 4 das Druckvolumen um bis zu 15 Prozent reduzieren. Die neue Version wird ab Juni 2006 ausgeliefert.