NEUSS Der Hotelkonzern Rezidor SAS hat sich fr eine Dokumentenmanagement-Lsung mit Xerox-Produkten entschieden. Die insgesamt 35 zugehrigen deutschen Hotels der Ketten Radisson SAS, Country Inn und Park Inn erzeugen jeden Tag eine Vielzahl von Lieferscheinen, Rechnungen und Vouchern. Diese mssen zeitnah und fehlerfrei in das Warenwirtschaftssystem bertragen werden, um eine schnelle Bearbeitung zu gewhrleisten. Durch den Einsatz von ScanFlowStore und Multifunktionsgerten von Xerox konnte der Major Account Premier Partner X Pro Office GmbH, Neuss diesen geschftskritischen Workflow entscheidend verbessern: Die Nachtschichten der Hotels scannen seit Dezember 2006 die tglichen Belege ein, nehmen die optische Kontrolle vor und ersetzen ber ein Scanprofil fehlerhafte Scans. Die fertige Datei wird anschlieend an die Duisburger Zentrale der Hotelgruppe gesendet. Bislang haben die Hotels die Belege per Paket an die Zentrale geschickt. An Einzelplatz-Scannern wurden dort die Dokumente unter hohem manuellem Aufwand gescannt, indiziert, kontrolliert und weiterverarbeitet. Die neu entwickelte Lsung bietet deutlich mehr Sicherheit und verringert die Arbeit in der Zentrale auf ein Minimum. Xerox steigert so die Produktivitt und Effizienz der tglichen Arbeitsablufe.

Leasing und Klickpreis halten die Kosten klein und bersichtlich
Wichtiger Teil der Dokumentenmanagement-Lsung sind die Multifunktionsgerte WorkCentre M123 und WorkCentre 7228. Diese untersttzen nicht nur den neuen Dokumenten-Workflow, sondern verbessern mit hochwertigen Schwarz-Wei- und Farbdrucken die Qualitt der hoteleigenen Dokumente. Die Systeme werden durch die Hotelgruppe geleast, das Druckvolumen wird ber das Xerox-Preismodell eClick abgerechnet. Dieses beinhaltet auch smtliche Wartungs- und Verbrauchsmaterialkosten, wodurch sowohl die Kosten als auch der Verwaltungsaufwand klein und bersichtlich gehalten werden. Nach und nach werden smtliche Hotels der Unternehmensgruppe in Deutschland, sterreich und der Schweiz mit der Dokumentenlsung arbeiten.

"Die Lsung von X Pro Office und Xerox ist wirklich eine groe Erleichterung fr uns. Wir knnen unsere notwendige Belegverarbeitung jetzt viel schneller erledigen, was kritische Prozesse wie die Rechnungsstellung deutlich beschleunigt. Auerdem sehen wir in der Vermeidung des Postversands ein groes Plus an Sicherheit", sagt Sebastian Menge, IT-Manager von Rezidor SAS, Duisburg.