NEUSS -- Eine Studie zum Thema "Dokumenten- und Outputmanagement in Deutschland" von Xerox Global Services, einem fhrenden Anbieter von Dienstleistungen rund ums Dokument, zeigt, dass deutsche Unternehmen diesem Bereich entscheidende Bedeutung beimessen. Die Untersuchung wurde vom unabhngigen Marktforschungsinstitut OGM durchgefhrt. Dabei wurden die Dokumentenmanagement-Verantwortlichen von 56 der Top 500 Unternehmen der Bundesrepublik befragt. 89 Prozent der Teilnehmer beurteilen den Stellenwert von Dokumentenmanagement in ihren Unternehmen als eher hoch bis sehr hoch. Ebenfalls 89 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass in ihrem Haus bereits ein Dokumentenmanagement aufgesetzt wurde. Dem gegenber steht das Ergebnis, dass nur 29 Prozent der Unternehmen das Druckaufkommen quantitativ messen.

Da diese zentralen Daten bei den meisten Unternehmen fehlen, knnen 89 Prozent der Befragten nicht einschtzen, welcher Anteil ihres Umsatzes auf Druck- und Dokumentenkosten entfllt. Das ist umso erstaunlicher, als dass mit 54 Prozent die Mehrheit der Teilnehmer angibt, dass Kostenreduktion derzeit die grte geschftsstrategische Herausforderung darstellt. Es drfte schwierig sein, dieses Ziel zu erreichen, wenn essenzielle Daten fehlen, die in diesem Fall bis zu 15 Prozent des Jahresumsatzes ausmachen knnen. Die Schlussfolgerung: Deutsche Unternehmen haben die Vorteile von Dokumentenmanagement zwar erkannt, nutzen diese aber noch nicht voll aus.

Verschenktes Potenzial Outsourcing

Dafr spricht auch, dass die Unternehmen offenbar dem Outsourcing von Dokumentenprozessen teilweise noch sehr zgerlich gegenberstehen, obwohl Anbieter wie Xerox Global Services sich sogar vertraglich auf konkrete Einsparungen festlegen. So hat die Untersuchung ergeben, dass Outsourcing von Dokumentenprozessen derzeit bei den Top-Unternehmen nur in Teilbereichen eine Rolle spielt. Whrend 43 Prozent den Dokumentendruck ganz oder teilweise auslagern, wird die Digitalisierung nur von 21, die elektronische Archivierung nur von 14 Prozent der Teilnehmer an externe Dienstleister vergeben. Unter den Unternehmen, die noch kein Outsourcing betreiben, herrscht den Untersuchungsergebnissen zufolge hufig noch groe Zurckhaltung. Der Groteil (ber alle Bereiche zwischen 50 und 78 Prozent) dieser Gruppe wei nicht, ob ein Outsourcing berhaupt stattfinden soll, whrend zwischen 10 Prozent (im Falle der Kopierstelle) und 28 Prozent (im Falle des elektronischen Umlaufs) ein Outsourcing grundstzlich ablehnen. Die Prioritt von Outsourcing wird im Allgemeinen als niedrig eingestuft.

Jo van Onsem, General Manager von Xerox Global Services in Deutschland, interpretiert: "Die selektive Auslagerung von Dokumentenprozessen hat sich als gutes Mittel erwiesen, sowohl zur Kostenreduktion als auch zur Steigerung von Effizienz und Qualitt der Dokumente. Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen sich noch gar nicht mit den Mglichkeiten des Outsourcings befasst haben. Unternehmen, die diese Option komplett auer Acht lassen, verschenken somit nicht nur die Vorteile verbesserter Arbeitsablufe und deutlicher Kosteneinsparungen, sondern verzichten auch auf eine Mglichkeit Wettbewerbsvorteile zu realisieren."

ber die Studie

Die Grundlage der Studie bilden 56 Online- und Telefon-Interviews, die im August und September 2006 mit Vertretern der 500 grten deutschen Unternehmen gefhrt wurden. Das Marktforschungsinstitut OGM sprach dazu mit Personen, die durch ihre Funktionen fr strategische Entscheidungen bezglich Dokumentenstrategien verantwortlich sind.