Neuss —  

Einfache Prozesse, weniger Kosten und mehr Umweltschutz – so lauteten die Anforderungen der Urban-Brand GmbH an den Xerox Partner isarcolor bei der Einführung von Managed Print Services. Das junge Unternehmen hat vor drei Jahren die Webseite www.windeln.de ins Leben gerufen, die sich innerhalb kürzester Zeit zu einem erfolgreichen Onlineshop für Baby-Bedarf entwickelt hat. Während sich die Umsätze im Jahr 2011 auf sieben Millionen Euro beliefen, wurden im Jahr 2012 bereits 27 Millionen Euro umgesetzt. Für das laufende Jahr sind 70 Millionen Euro avisiert. Vor einem Jahr wurde zudem der Shopping-Club www.windelbar.de erfolgreich gestartet.

Die schnelle Entwicklung brachte eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich – sei es das Finden neuer Mitarbeiter, Abwicklung von Versand- und Retourenprozessen oder natürlich auch das Dokumentenmanagement. Das Lager für den Shopping-Club windelbar wird von Urban-Brand selbst betrieben. Hier waren in dem letzten Jahr je nach Bedarf neue Drucker und Multifunktionsdrucksysteme angeschafft worden, was zu einer sehr heterogenen Druckumgebung mit intransparenten Kosten geführt hatte.

Um Druckkosten und -prozesse in den Griff zu bekommen, haben sich die Macher von www.windeln.de und www.windelbar.de für die Einführung von Managed Print Services entschieden. Die Wahl fiel auf den Xerox Partner isarcolor in München, der nun nach umfassender Analyse, Konzepterstellung und vierwöchiger Testphase die gesamte Druckumgebung verwaltet, Wartung und Reparaturen steuert und Verbrauchsmaterialien proaktiv bereitstellt. Insgesamt wird so eine Verfügbarkeit von nahezu 100 Prozent erreicht und die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit der Bestellung von Tonerkartuschen beschäftigen oder eigenständig Servicetechniker beauftragen. Dies erledigen die Systeme automatisiert und selbständig per Ticketversand.

Farbige Briefbögen zum Preis von Schwarz-weiß

Grund für die Zusammenarbeit mit isarcolor war neben der guten Beratung und der MPS-Expertise auch isarcolors Angebot an Systemen aus der Xerox ColorQube-Serie. Aufgrund des dreistufigen Preismodells der Solid Ink-Systeme können die Mitarbeiter des Onlineshops Druckseiten mit einem geringen Farbanteil zum gleichen Preis wie Schwarz-weiß-Seiten drucken. Damit entfällt die Notwendigkeit, zusätzlich Briefbögen mit Farblogo anzuschaffen. Die Urban-Brand GmbH spart auf diese Weise 75 Prozent der vorherigen Kosten ein. Neben dem Kostenvorteil ergibt sich so auch ein sehr guter Ansatz, Fehlerquellen auszuschließen, denn www.windeln.de wickelt auch Bestellungen anderer Internetportale wie windelbar oder Storchennest ab.

Alexander Brand, Geschäftsführer Urban-Brand GmbH: „In diesem Fall mussten unsere Mitarbeiter an den Packstationen bislang die vorgedruckten Briefbögen in den Druckern manuell austauschen, damit Rechnungen, Etiketten, Liefer- und Retourenscheine mit dem richtigen Logo versehen waren. Fehler waren hier im Grunde vorprogrammiert und wir haben lange überlegt, was wir ändern können – auch weil die vorgedruckten Briefbögen einen großen Kostenfaktor darstellten. Die ColorQubes mit dem dreistufigen Preismodell kamen da wie gerufen: Heute ist das richtige Logo zusammen mit der Bestellung im Warenwirtschaftssystem hinterlegt und wird beim Ausdruck der Dokumente einfach und zum kostengünstigen Schwarz-weiß-Preis in Farbe mit gedruckt.“

Als weiteren Vorteil der ColorQube-Systeme sieht Urban-Brand die hohe Druckqualität und die intensiven und nahezu haptischen Farben, die sich durch die wachsartige Substanz der Festtinte ergeben. In Zukunft wird die Brand-Urban GmbH auch Werbeflyer und Broschüren auf den Systemen drucken und muss keinen externen Druckdienstleister mehr beauftragen.

MPS und ColorQubes punkten beim Umweltschutz

Da Urban-Brand auf Klimaneutralität setzt, waren auch die umweltfreundlichen Aspekte von MPS und Hardware wichtige Kriterien. Durch die Einführung von Managed Print Services konnte der Kunde die Anzahl an Drucksystemen halbieren und reduziert schon durch die geringere Geräteanzahl die Umweltbelastungen. Heute verfügt er über ein A3 MFP aus der ColorQube 9300 Serie, über zwei A4 MFP aus der ColorQube 8900 Serie und über sechs Drucker des Modells ColorQube 8870 in seiner Hauptverwaltung und dem Lager für www.windelbar.de. Die Energy Star zertifizierten ColorQube-Systeme verursachen im Laufe ihres Lebenszyklus ca. zehn Prozent weniger CO2-Ausstoß als vergleichbare Laserdrucker. Außerdem benötigt die kartuschenfreie Technologie auf Basis von Festtinte keine aufwendigen Verpackungen. Insgesamt entstehen so 90 Prozent weniger Abfall.

 

Nach der Expansion in die Schweiz plant die Urban-Brand GmbH als nächsten Schritt nach Polen zu expandieren. Partner für das Dokumentenmangement wird isarcolor sein. Aufgrund der weltweiten Aufstellung von Xerox kann der Xerox Partner die gleichen Prozesse und Services auch in anderen Ländern anbieten, so dass der Kunde alles aus einer Hand erhält.