Xerox führt zwei neue Lösungssuiten ein, die speziell die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen beziehungsweise von Beratungs-und Wirtschaftsprüfungsunternehmen abdecken. Die Prozesse beider Branchen sind sehr papierintensiv und stellen daher besonders hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Die Lösungssuiten unterstützen beide Branchen auf dem Weg zur volldigitalen Akte und machen die einzelnen Arbeitsschritte transparent und nachvollziehbar – angefangen beim Drucken und Kopieren, über das Scannen und Zuordnen nach Aktenzeichen und schneller Informationssuche, bis hin zum Schutz vertraulicher Dokumente und der Druckkostenabrechnung nach Kostenstelle oder Mandanten. Auch Änderungen in Papierdokumenten und Manipulationen lassen sich direkt feststellen. Die Lösungssuite für Berater unterstützt zudem das mobile Arbeiten indem es das Drucken vom Smartphone und von verschiedenen Standorten aus ermöglicht.
Die Lösungssuite für Juristen setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen: 
  • Scannen und Zuordnen. Dokumente werden beim Scannen vom Multifunktionssystem direkt in eine Windows-Ordnerstruktur oder automatisch in andere Applikationen wie RA Micro gespeichert. Die Dateibezeichnung kann am Touchscreen des MFPs eingegeben werden, so dass der Anwender die Datei nicht nachträglich am Arbeitsplatz umbenennen muss. Die Scans können als durchsuchbare PDF-Dokumente abgelegt oder direkt im Word-, Excel- oder JPEG-Format gespeichert werden. Hierdurch kann der Anwender die Datei direkt weiter bearbeiten, ohne am Arbeitsplatz eine komplizierte OCR-Software zu nutzen.
  • Suchen und Finden. Während die Standardsuchfunktion von Windows Anwendern nur begrenzte Suchmöglichkeiten bietet, erlaubt die Xerox Lösung eine Inhaltssuche über das PDF-Archiv im Netzwerk. Hierfür stellt die Lösung einen zentralen Suchindex zur Verfügung, der automatisch erstellt und verwaltet wird. Anwender können nach beliebigen Textinhalten suchen. Alle Worte und Zahlen werden im Inhalt eines jeden Dokuments gefunden. Auch die praktische Verknüpfung von Suchbegriffen wie „und/oder“ sind wie bei einer Internetsuchmaschine möglich. 
  • Vereinfachtes Bearbeiten von PDF-Dateien. Eine herausragende und sehr zeitsparende Funktion ist das Vergleichen verschiedener PDF-Dateien, so dass zum Beispiel auch umfangreiche Vertragswerke einfach und mit wenig Zeitaufwand verglichen und Änderungen nachvollzogen werden können. Darüber hinaus gibt es Funktionen wie das Kommentieren, Hervorheben, Redigieren oder Unkenntlichmachen ausgewählter Inhalte. Auch mehrere Dateien können zusammengeführt, Seiten per Drag&Drop entfernt oder hinzufügt und PDFs in Excel-, Word- oder Powerpoint-Dateien umgewandelt werden.  
  • Für mehr Dokumentensicherheit und Kostenkontrolle analysiert und steuert die Xerox Lösung das Druckverhalten in der Kanzlei oder im Unternehmen. Optional müssen sich Anwender am Drucker per PIN oder Mitarbeiterausweis authentifizieren, bevor die in Auftrag gegebenen Dokumente gedruckt werden. So wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nicht an unberechtigte Personen geraten. Außerdem lassen sich Druckkosten Mandanten oder Klienten zuordnen. Gleichzeitig ist es möglich, Regeln zu erstellen. So lässt sich beispielsweise festlegen, dass bestimmte Nutzergruppen nur schwarzweiß drucken dürfen.
  • Ein Xerox Multifunktionsdrucksystem, wie zum Beispiel die WorkCentre 75er Serie, vereint das Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen in einem Gerät und verfügt über die Extensible Interface Plattform (EIP). Mit EIP lassen sich die einzelnen Anwendungen der Lösungssuite über den Touchscreen des MFPs steuern und auch ganze Geschäftsprozesse programmieren. Beispiele sind die Verwendung arbeitsgruppenspezifischer Menüs oder Terminologien wie „direktes Scannen in Mandantenordner“ oder „an interne Buchhaltung senden“.
Die Xerox Lösungssuite für Berater wird noch durch zwei weitere Module ergänzt, die das mobile Arbeiten von Wirtschaftsprüfern und Unternehmensberatern besonders unterstützen: 
  • Xerox Mobile Print erlaubt das Drucken vom Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten, ohne zuvor Software oder Apps installieren zu müssen. Die zu druckenden MS Office-, TIF-, JPG- oder PDF-Dateien werden vom Smartphone oder Laptop per E-Mail an einen sicheren Server gesendet, woraufhin der Anwender einen persönlichen Bestätigungs-Code erhält. Mit diesem Code kann er die E-Mail und die anhängenden Dateien an jedem Xerox Multifunktionsdrucker im Netzwerk ausdrucken.
  • Der Xerox Mobile Express Treiber sorgt dafür, dass Anwender zum Drucken an wechselnden Standorten ihre Druckaufträge an praktisch jedem System ausdrucken können. Der Treiber ermittelt automatisch den Standort des Anwenders und aktualisiert die Druckerliste, so dass Anwender sofort sehen, welchen Drucker sie nutzen können und welche Funktionen die Systeme bieten. Auch Profile mit bestimmten Einstellungen, wie etwa dass E-Mails immer in Schwarzweiß gedruckt werden sollen, können gespeichert und auf alle Drucker angewendet werden.
Albert Brenner, Director Marketing und CRM, Xerox GmbH: „Gerade bei Rechtsanwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungs-und Beratungsunternehmen existieren zahlreiche papierbasierte Prozesse. Zum Vergleich: Während in der Kommunikationsbranche monatlich 713 Seiten pro Kopf und in der Versicherungsbranche rund 912 Seiten pro Kopf gedruckt werden, sind es in der Berater-und Anwaltsbranche rund 1250 Seiten. Die dokumentenbasierten Prozesse sind geschäftskritisch und müssen daher so reibungslos wie möglich ablaufen.

Wir haben uns bei den Xerox Lösungssuiten darauf fokussiert, dass Dokumente und Informationen stets zur Verfügung stehen, einfach bearbeitet werden können und zudem noch geschützt sind. Unsere Kunden können sich somit auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren.“

Die Lösungspakete sind ab sofort über zertifizierte Xerox Partner erhältlich. In den nächsten Monaten wird Xerox weitere branchenfokussierte Lösungspakete vorstellen.