Neuss, Überquellende E-Mail-Postfächer, eine Flut von Nachrichten, automatisierte Antworten, zahlreiche Terminanfragen und endlose E-Mail-Debatten, weil ein Kollege immer alle in Kopie setzt –  da bleibt die eigentliche Arbeit schon mal liegen. Das ist der „ganz normale Wahnsinn“ und Alltag in vielen Büros. Xerox bringt Transparenz in dieses Chaos mit der kostenlosen Desktop-Anwendung Business of Your Brain. Die App untersucht E-Mails und Kalendereinträge und bringt gnadenlos jene Kollegen und „To-dos“ ans Licht, die dem Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit stehlen.
 
Die Xerox App ist derzeit für Microsoft Outlook und in englischer Sprache erhältlich, analysiert aber auch anderssprachige Mails. Die Software durchsucht das Outlook-Postfach und stellt die Resultate in Form von interaktiven Grafiken dar. Der Nutzer kann sich anschließend für einen Tag, eine Woche oder einen ganzen Monat aufzeigen lassen, welche Kollegen, Kunden oder Freunde ihn am intensivsten mit elektronischen Nachrichten oder Meeting-Einladungen „bombardieren“. Das Tool von Xerox ermittelt zudem, welche Begriffe in den E-Mails am häufigsten auftauchen. So werden typische Business Buzzwords oder auch das allseits beliebte „asap“ (as soon as possible) entlarvt.

Albert Brenner, Director Marketing und CRM bei Xerox: „E-Mails und elektronische Einladungen zu Besprechungen bestimmen den Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter in Unternehmen. Unser Tool Business of Your Brain macht auf humorvolle, aber dennoch informative Weise klar, welche Hürden zwischen der Inbox und der Möglichkeit liegen, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren.“
 
Meeting-Buddies und Panikmacher identifizieren
Business of Your Brain stellt dem Nutzer eine Reihe nützlicher Funktionen zur Verfügung, mit denen er beispielsweise ermitteln kann, zu welchem Typus der Absender einer E-Mail zählt:

Die Meeting-Buddies: Listet diejenigen Kollegen auf, die einen permanent zu Besprechungen einladen – und die daher zu den größten Zeitfressern zählen. Die App fragt augenzwinkernd sogar danach, ob der Anwender und sein Meeting Buddy schon anfangen, die gleiche Kleidung zu tragen.
 
Die Panikmacher Mitglieder dieser Kategorie setzen prinzipiell bei jeder E-Mail das rote Ausrufezeichen, sprich: versehen sie mit der höchsten Prioritätsstufe.

Die Literaten: E-Mails von epischer Breite sind besonders lästig – vor allem dann, wenn sich die wirklich wichtigen Passagen mitten in der Textflut verstecken. Business of Your Brain zeigt, von wem solche literarischen Meisterleistungen stammen.

Die Danksager: Vertreter dieser Spezies zählen zu den besonders undurchsichtigen Gestalten. Meinen sie es ernst, wenn sie jede Antwort auf eine Nachricht mit einem „Vielen Dank“ beginnen? Oder handelt es sich nur um eine Pseudo-Höflichkeitsfloskel, die sie jeder Mail automatisch voranstellen?

Die Unsichtbaren: Es gibt Nachrichten, die den Empfänger beinahe automatisch die „Entf“-Taste klicken lassen. Business of Your Brain enthüllt, welche Absender diesen Reflex beim User besonders häufig auslösen. Vielleicht eine Anregung, um sich mit den betreffenden Kollegen mal über effizienten Mail-Verkehr zu unterhalten.

Themen-Scout: Keine Ahnung, welches Thema im Unternehmen gerade angesagt ist? Diese Funktion listet auf, welche Begriffe in den Betreffzeilen elektronischer Nachrichten besonders häufig auftauchen.

„Business of Your Brain ist eine Anwendung, die dem Nutzer einige Anregungen liefert, wie er die Kontrolle über seinen Arbeitsalltag wiedererlangen kann“, ergänzt Albert Brenner. „Auf humorvolle Weise zeigt die App, ob ein Unternehmen in der Lage ist, sich auf seine Kernkompetenzen zu fokussieren – ein Punkt, der für Xerox eine zentrale Rolle spielt“, so Brenner weiter. „Wir unterstützen Unternehmen täglich dabei, dokumenten- und informationsintensive Geschäftsprozesse zu optimieren oder auch vollständig an Xerox auszulagern. Damit können sich unsere Kunden auf den wichtigsten Punkt konzentrieren: ihr eigentliches Geschäft.“

Business of Your Brain über Social-Networking-Plattformen teilen
Nutzer können den Web-Link, unter dem Business of Your Brain zum Herunterladen bereit steht (www.BusinessofYourBrain.com), über LinkedIn, Facebook oder Twitter Freunden zukommen lassen.

Systemanforderungen
Business of Your Brain lässt sich auf PCs installieren, die unter Windows XP, Vista oder Windows 7 laufen. Das Tool unterstützt Microsoft Outlook ab der Version 2003.