Neuss – Xerox Global Document Outsourcing (GDO) hat die Bearbeitung des digitalen Posteingangs bei BMW Financial Services übernommen. Bei der Automobilbank gehen jährlich 5,6 Millionen Seiten Korrespondenz in Form von E-Mails, Briefen und Faxen ein. Im Rahmen eines fünfjährigen Outsourcing-Vertrags sorgt Xerox Global Outsourcing für die schnelle Bearbeitung und für effiziente, durchgängige Prozesse.
 
Die von Xerox und den Partnern ITyX Solutions AG und Thomas Gabel Consulting GmbH gemeinsam entwickelte Lösung erfasst den Papier-basierten Schriftverkehr von Kunden und Händlern. Dazu gehören Schreiben zu Adress- und Kontoänderungen sowie Antragsformulare, Leasingverträge oder Abbuchungsnachweise.  Neben verschiedensten Formularen, die Informationen in vordefinierten Feldern bereithalten, liest das System auch die Informationen aus unstrukturierter und handschriftlicher Korrespondenz aus.
 
Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Mit der Digitalisierung des Posteingangs stellt BMW Financial Services Deutschland sicher, dass Aufgaben in Echtzeit über verschiedene Standorte hinweg zugeteilt und priorisiert werden können.  Sachbearbeiter erhalten die für sie relevanten Informationen unmittelbar nach der Digitalisierung, wodurch sich  Bearbeitungsprozesse verkürzen. Gleichzeitig können sie relevante Dokumente über Suchkriterien schnell und zuverlässig finden. Nach dem Abschluss eines Vorgangs werden die Dokumente automatisch archiviert. Da alle Informationen zentral vorliegen, konnte die Bank zudem ihre Auskunftsfähigkeit gegenüber Händlern und Kunden optimieren.
 
Da gerade im Finanzbereich das Thema Sicherheit besonders groß geschrieben wird, stellt Xerox mittels aufwendiger Zugangsprüfungen und der Nutzer-basierten Vergabe von Zugriffsrechten sicher, dass alle Dokumente geschützt sind.
 
Als letzten Schritt innerhalb des Projekts hat Xerox im November weitere Sicherheitskonzepte umgesetzt: Neben einem umfassenden Monitoring der bestehenden IT-Systeme, hält der Dokumentendienstleister das gesamte System redundant an einem zweiten Standort vor, um auch im Notfall den Betrieb zu gewährleisten.
 
Aufgrund der guten Erfahrungen sind Xerox und BMW Financial Services derzeit im Gespräch, die Lösung auch in der Schweiz und in Österreich einzuführen.
 
Als Unternehmen der BMW Group entwickelt BMW Financial Services individuelle Lösungen für den Mobilitätsbedarf von Privat- und Geschäftskunden und gehört zu den führenden Automobilbanken in Deutschland. Das Angebot umfasst Finanzierung und Leasing, Automobilversicherungen, Händlerfinanzierung und Flottenmanagement, aber auch Angebote für die individuelle Vermögensplanung.